التحدي
تبقى الإجراءات القديمة متداولة، ولا يستطيع أحد إثبات أن العاملين في الموقع قرأوا الإصدار الحالي. كما يعتمد جمع خطط السلامة وبيانات الطريقة من المقاولين على المتابعة بالبريد الإلكتروني.
المخاطر والامتثال متاح
مكتبة الوثائق
وثائق سلامة مضبوطة بالمراجعات والاعتمادات والتوزيع وإقرار الاطلاع.
مكتبة الوثائق نظام وثائق مضبوطة لخطط السلامة والإجراءات والسياسات ووثائق الشركاء. لكل مراجعة ملفها ومسار اعتمادها، وتُغلق الإصدارات المنشورة، ويوضح التوزيع وإقرارات الاطلاع من قرأ ماذا.
خريطة القدرات
18 قدرة- قدرة6
- سير عمل5
- تقارير2
- تنبيهات2
- تكامل1
- حوكمة2
مراحل سير العمل: 7الجوال والعمل الميداني
نظرة عامة
لماذا تُعدّ وحدة مكتبة الوثائق مهمة
كيف يساعدك جرين كودز برو
تمر الوثائق بمسار مراجعة واعتماد قابل للتهيئة قبل النشر، وكل مراجعة جديدة تحل محل السابقة مع إبقائها متاحة للقراءة. وتُوزَّع الإصدارات المنشورة على الأشخاص أو الشركات أو الأدوار في المشروع ليقرّوا بالاطلاع عليها، ويُطلب من الشركاء تقديم الوثائق عبر طلبات قابلة للمتابعة.
آلية العمل
من الإدخال الأول حتى الإغلاق
المراحل الـ7 التي يمرّ بها السجل، من إدخاله الأول حتى إغلاقه بعد التحقق.
- 01
المرحلة 1
مسودة
- 02
المرحلة 2
المراجعة الفنية
- 03
المرحلة 3
مراجعة السلامة
- 04
المرحلة 4
الاعتماد
- 05
المرحلة 5
النشر والتوزيع
- 06
المرحلة 6
الإقرار بالاطلاع
- 07
المرحلة 7
المراجعة أو الإحلال
القدرات
ما الذي يمكنك إنجازه
18 قدرة موثّقة، تحقّقنا من كلٍّ منها في المنتج نفسه.
18 قدرة
- قدرة
سجل الوثائق المضبوطة
وثائق مرقّمة منظمة حسب الفئة والنوع والمجلد، مع المالك والمسؤول عن الضبط ومستوى السرية والوسوم والمشروع أو الشركة.
- قدرة
التحكم في المراجعات
لكل مراجعة ملفها واعتمادها؛ يُغلق الإصدار المنشور، ويُستبدل الإصدار السابق مع بقائه متاحًا للقراءة في سجل المراجعات.
- سير عمل
مسار اعتماد قابل للتهيئة
مسودة ثم مراجعة فنية ثم مراجعة السلامة ثم اعتماد بالتوقيع، مع اعتماد تنفيذي للسياسات المؤسسية؛ ويمكن للمراجعين إعادة الوثيقة لإعادة العمل.
- سير عمل
مراجعة الهيكل التنظيمي لوثائق الشركاء
تُراجع وثيقة الشريك من كل جهة تعلو شركته في الهيكل التنظيمي للمشروع، من الأسفل إلى الأعلى.
- قدرة
التوزيع
أرسل الإصدار المنشور إلى أشخاص أو شركات أو مواقع في الهيكل التنظيمي للمشروع أو أنواع أدوار أو مشاريع أو إلى الجميع.
- سير عمل
إقرار الاطلاع
يقرّ المستلمون بالاطلاع على كل إصدار قبل تاريخ استحقاق محدد، مع تذكيرات للإقرارات المتأخرة وإحصاءات للمالكين.
- تنبيهات
تذكيرات المراجعة والانتهاء
تحدد فترات المراجعة لكل نوع وثيقة تاريخ المراجعة التالي، مع تنبيهات قبل تواريخ المراجعة والانتهاء.
- سير عمل
طلبات الوثائق من الشركاء
اطلب وثيقة من شركة شريكة مع تعليمات وتاريخ استحقاق؛ ويمكن إعادة ما تقدمه أو قبوله ونشره باسم شركتها.
- قدرة
«وثائقي» للشركاء
يطّلع الشركاء على وثائق شركتهم وما وُزّع عليهم وطلباتهم المفتوحة، دون أي وثائق تخص شركة أخرى.
الجوال والعمل الميداني
في الميدان
تتوفر الوثائق والطلبات وإقرارات الاطلاع في تطبيق الويب المتجاوب، بما في ذلك صفحات «وثائقي» للشركاء.
المزايا للأعمال
ما الذي يتغيّر في مؤسستك
لا يُستخدم إلا الإصدار الحالي المعتمد، مع سجل كامل للمراجعات.
دليل على من استلم كل وثيقة وأقر بالاطلاع عليها.
تواريخ مراجعة وانتهاء تذكّر المسؤولين قبل تقادم الوثائق.
طلب وثائق الشركاء ومراجعتها ونشرها في مكان واحد.
لا تصل الوثائق السرية إلا إلى مالكيها والمستلمين المحددين صراحة.
المستفيدون
- مديرو الصحة والسلامة والبيئة
- مديرو الامتثال
- مديرو المشاريع
- المقاولون
- الموظفون
مكتبة الوثائق
شاهدها تعمل وفق إجراءاتك أنت
احجز عرضًا حيًّا مع أحد مختصي المنتج، أو اطلب عرض سعر مصمّمًا وفق عدد مستخدميك ومشاريعك ومواقعك.