نظام إدارة المستندات
منصة متكاملة لإدارة وحفظ مستندات السلامة مركزياً مع سهولة الوصول إليها وضمان الأمان والتنظيم.
يوفّر نظام إدارة المستندات ضمن منصة تطبيق جرين كودز حلاً رقمياً متكاملاً لإدارة وحفظ جميع مستندات السلامة والجودة والامتثال بكفاءة عالية، بدءاً من رفع المستندات وتصنيفها مركزياً، مروراً بتنظيم النسخ والإصدارات المختلفة، وصولاً إلى سهولة البحث والوصول السريع إلى الملفات المعتمدة. يتيح النظام للجهات حفظ السياسات والإجراءات والنماذج والشهادات والمرفقات بشكل آمن من خلال الويب أو التطبيق المحمول، مع صلاحيات وصول مرنة، مما يساهم في تحسين إدارة المعرفة وتقليل فقدان البيانات.
كما يدعم النظام إعداد تقارير فورية ولوحات تحكم تفاعلية تساعد في متابعة صلاحية المستندات وتواريخ التحديث والانتهاء، مما يمكّن متخذي القرار من ضمان الامتثال وتحسين كفاءة العمليات التشغيلية. ويأتي ذلك في إطار دعم الأنظمة والمعايير المعتمدة مثل كود البناء السعودي (SBC)، وتعزيز الحوكمة وسهولة الوصول إلى المعلومات داخل المؤسسات.
يوفّر نظام إدارة المستندات ضمن منصة جرين كودز حلاً رقمياً متكاملاً لإدارة وحفظ جميع مستندات السلامة والجودة والامتثال بشكل مركزي وآمن. يتيح النظام رفع الملفات، تصنيفها حسب النوع أو المشروع أو القسم، وتحديد صلاحيات الوصول للمستخدمين المختلفين، مما يضمن سهولة الوصول إلى المستندات المعتمدة في أي وقت ومن أي مكان.
كما يدعم النظام إدارة الإصدارات المختلفة للمستندات، بحيث يمكن تتبع جميع التحديثات والتعديلات السابقة، مع الحفاظ على النسخة المعتمدة الحالية، مما يساهم في رفع كفاءة إدارة المعرفة وتقليل الأخطاء الناتجة عن استخدام مستندات غير محدثة.
يوفّر النظام مجموعة متكاملة من التقارير ولوحات التحكم التفاعلية التي تساعد في متابعة حالة جميع المستندات داخل المؤسسة، مثل تقارير المستندات المنتهية، المستندات التي تقترب من تاريخ الانتهاء، وسجل تحديثات المستندات.
كما يتيح تقارير تفصيلية عن صلاحيات الوصول، عدد مرات تحميل أو فتح الملفات، وتقارير خاصة بالمستندات المرتبطة بالمشاريع أو متطلبات الامتثال، مما يساعد الإدارة في ضمان توفر الوثائق الصحيحة في الوقت المناسب.
يعتمد النظام على سير عمل واضح ومنظم يبدأ برفع المستند من قبل المستخدم أو المسؤول، ثم إرساله للمراجعة والاعتماد من الجهات المعنية. بعد الاعتماد، يتم نشر المستند ليكون متاحاً للمستخدمين حسب الصلاحيات المحددة.
وعند اقتراب تاريخ انتهاء المستند أو الحاجة إلى تحديثه، يقوم النظام بإرسال تنبيهات تلقائية للمسؤولين، ليتم تحديث النسخة أو أرشفتها، مع الاحتفاظ بسجل كامل لجميع الإصدارات السابقة.
رفع المستند -> المراجعة -> الاعتماد -> النشر -> التنبيه -> التحديث / الأرشفة
- إدارة إصدارات المستندات
- صلاحيات وصول حسب الدور الوظيفي
- تنبيهات انتهاء المستندات
- بحث سريع وذكي داخل الملفات
- أرشفة إلكترونية آمنة
- ربط المستندات بالمشاريع والموديولات الأخرى
- رفع ملفات PDF / Word / Excel / صور
- سجل تدقيق كامل للتعديلات
الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة المستندات
ما الهدف من نظام إدارة المستندات في بيئة HSE والمشاريع؟
ما أنواع المستندات التي تُدار عادةً داخل النظام؟
مثل سياسات وإجراءات HSE، خطط الطوارئ، نماذج التفتيش، منهجيات المخاطر، نشرات المواد الكيميائية (SDS/MSDS)، شهادات المعدات، وشهادات التدريب. ويمكن أيضاً إدارة مستندات المقاولين مثل طريقة العمل (Method Statement) وخطة السلامة (HSE Plan). تصنيف المستندات حسب المشروع والنوع يجعل الاسترجاع أسرع أثناء التفتيش أو التحقيق.